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Guida ai Progetti

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Cosa Verificare nei Contratti

Guida ai Progetti - Foto 30

Il panorama dei contratti offerti dai Fornitori su Progetti Gestionali ed Informatici è molto ampio. Si va da contratti super sintetici di due pagine a contratti molto articolati.

Data l'importanza strategica della materia, la sua complessità, le molte zone oscure per i non addetti ai lavori e il fatto che non c'è spesso sufficiente esperienza in Azienda con Progetti di questo tipo, la nostra scelta è di dare la massima trasparenza ai nostri Clienti.

Pertanto suggeriamo sempre un contratto molto articolato che permette al Cliente di capire bene tutte le implicazioni, soprattutto nelle aree delle risorse interne da allocare la Progetto, dei tempi di realizzazione, dell'analisi delle funzionalità desiderate, dell'offerta di supporto del consulente nel tempo, delle modalità di rilascio, di cosa è incluso e di cosa è escluso dal Progetto, delle caratteristiche del contratto di licenza, delle modalità di gestione del Progetto ("Project Management"), del rapporto fra il Produttore e l'implementatore, della copertura di aree particolari come l'import dei dati dal vecchio sistema al nuovo, i report, etc..

Alcuni altri punti da verificare nel contratto:

• I costi di consulenza d'implementazione sono aperti, chiusi o misti?
Queste sono normalmente le tre modalità di collaborazione più frequenti:

a. Consulenza aperta o "Time and Material":
E' la forma più diffusa e consiste nel fatturare, normalmente a livello mensile, sulla base delle attività effettuate per il Progetto. A volte questa forma può essere accompagnata da una stima del totale delle giornate previste, con uno scarto del più o meno x%. Attenzione però a chiarire bene se la stima è solo tale e quindi non è impegnativa, o se è impegnativa. Nel primo caso il contratto non protegge il Cliente da eventuali sforamenti. Nel secondo caso c'è una protezione.

b. Consulenza chiusa:
E' la forma meno diffusa a causa dell'impossibilità di quantificare a priori tutte le attività in Progetti complessi di questa natura, nei quali interagiscono molte variabili, incluse, ad esempio, la qualità e la quantità del supporto atteso dall'organizzazione del Cliente, il training necessario, le operazioni particolari come il porting dei dati, gli imprevisti tecnici nel realizzare alcune personalizzazioni. Si può comunque operare con un costo chiuso (più o meno 20%, per esempio) a condizione che sia stata condotta un'analisi seria e precisa sia delle funzionalità richieste dal Cliente che di quelle escluse. Il vantaggio di quest'approccio è la certezza del costo. Lo svantaggio è di inchiodare le richieste dell'Azienda a quelle note al momento del Contratto e di rendere molto difficili aggiustamenti, anche minori, in corso d'opera. E questo in Progetti che coprono normalmente periodi di molti mesi può ridurre l'efficacia dei risultati.

c. Consulenza mista:
E' una variante della forma chiusa, in cui alcuni elementi del Progetto sono chiusi perché più facilmente stimabili, mentre altri sono lasciati aperti (es. il training, il porting dei dati). Questo in molti casi significa che un 70% del costo di consulenza è chiuso ed un 30% è aperto.

• Il contratto prevede un'analisi dei requisiti del Cliente? Questa è la base del successo di ogni Progetto, nei risultati, nei tempi e nei costi. Non averla rappresenta sempre un grande rischio di insuccesso. Bisogna fare attenzione anche che includa una visione corretta dei processi esistenti e di quelli che saranno adottati alla fine del Progetto (confronto tra "as is" e "to be").

• Quanti e quali sono gli interlocutori dell'Azienda previsti nel contratto?

• Qual è il piano di fatturazione e pagamenti previsto? Il piano è bilanciato fra l'esigenza dell'azienda di gestire questi aspetti in linea con l'avanzamento reale del Progetto e l'esigenza del Consulente di mantenere un equilibrio nella propria esposizione finanziaria? Sono previste riunioni di avanzamento che oltre a chiarire la situazione del Progetto possono essere utilizzate come riferimento per il piano di fatturazione e di pagamento?

• Qual è la politica di rilasci parziali e di testing da parte dell'azienda?

• Qual è l'assistenza pre e post rilascio? Da quando decorre quest'ultima?

• Quali sono le figure professionali previste per i consulenti?

• Da quando decorrono i contratti di manutenzione ed assistenza?

• Il numero di licenze e moduli previsto è corretto? La nostra esperienza è che troppo spesso i Clienti eccedono nelle richieste rispetto alle necessità. Ma può anche accadere il contrario, con conseguenti errori di stima sul vero costo di un Progetto.

• Dal profilo delle licenze proposte, si può ipotizzare quale comportamento seguirà il consulente sulle personalizzazioni?

Questi sono solo alcuni degli aspetti contrattuali di cui tener conto.

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